Preparing for Fit-to-Standard Workshops

Los talleres de análisis de adaptación a los estándares son una parte esencial para garantizar que el sistema SAP S/4HANA Cloud Public Edition se adapte a las necesidades del cliente. En estos talleres, los expertos en configuración de la línea de negocio (LoB) del socio demuestran los procesos empresariales estándar de SAP que los patrocinadores ejecutivos del cliente han seleccionado en la evaluación de descubrimiento digital a los expertos de la línea de negocio del cliente que son responsables de las tareas laborales cubiertas en cada proceso empresarial.

"Ajustar al estándar" significa "adaptar" o enseñar a los expertos en línea de negocio del cliente cómo funcionan los procesos comerciales estándar en el sistema SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Los expertos en línea de negocio del cliente están en la mejor posición para identificar pequeños cambios que pueden ser necesarios para que el sistema funcione según sus requisitos. No estamos reconstruyendo procesos comerciales completos aquí, pero podemos hacer pequeños cambios para adaptar los procesos estándar a lo que requiere el cliente.

Es importante recordar a los expertos en LoB del cliente que cualquier cambio en un proceso estándar generará más trabajo de mantenimiento para la organización a través de futuras actualizaciones de versiones, por lo que solo buscamos requisitos críticos que sean absolutamente necesarios para que los expertos en LoB del cliente puedan realizar sus tareas laborales en SAP S/4HANA Cloud después de la puesta en marcha.

Los expertos en configuración de la línea de negocio (LoB) del socio utilizan los cuestionarios de configuración impulsada por el negocio (BDCQ) para recopilar valores de configuración que finalmente se ingresarán en SAP Central Business Configuration para configurar los inquilinos del sistema de desarrollo SAP S/4HANA Cloud del cliente .

Para identificar qué procesos de negocio necesita buscar valores de configuración, los expertos en configuración de LoB del socio verifican los procesos que se seleccionaron para su LoB en la Evaluación de descubrimiento digital (DDA) y filtran el BDCQ relevante para su LoB por esos procesos.

En el BDCQ, hay dos niveles de información : valores de Nivel 2 (L2) que deben recopilarse en la fase de Preparación antes de la realización del taller de Ajuste al Estándar , y valores de Nivel 3 (L3) que deben recopilarse en la fase de Exploración durante los talleres de Ajuste al Estándar .

Los valores L2 en el BDCQ están pensados ​​como una verificación secundaria para garantizar que no haya requisitos del cliente para funcionalidades que no estén disponibles en el sistema SAP S/4HANA Cloud Public Edition. El DDA completado por el(los) patrocinador(es) ejecutivo(s) del cliente en la fase Descubrir está diseñado para hacer preguntas muy detalladas sobre los procesos comerciales que tienen diferentes funcionalidades/capacidades entre las implementaciones de nube pública y privada de SAP S/4HANA Cloud. En función de las respuestas a estas preguntas, el DDA recomendará solo la solución que se ajuste a las necesidades del cliente.

Por ejemplo, la DDA podría haber propuesto inicialmente una nube pública después de la calificación rápida, pero cuando se complete el descubrimiento detallado, la DDA puede cambiar su recomendación a una nube privada. Esto probablemente se deba a las respuestas a las preguntas relevantes para el alcance de la calificación detallada. Si bien la DDA está diseñada para captar estos pequeños detalles, utilizamos las preguntas de L2 en el BDCQ para verificar que la nube pública sigue siendo la opción adecuada para el cliente. En lugar de hacer las preguntas de L2 a los patrocinadores ejecutivos que completaron la DDA, les preguntamos a los expertos en la línea de negocio del cliente que trabajan de cerca con los datos o la funcionalidad para obtener una perspectiva diferente.

Puede acceder a los Cuestionarios de configuración impulsados ​​por el negocio (BDCQ) a través de dos métodos:

• Navegador de procesos SAP Signavio→ Escenario de solución SAP Best Practices para SAP S/4HANA Cloud Public Edition → Pestaña Aceleradores → Pestaña Documentos generales → Cuestionarios de configuración impulsada por el negocio → esto lo envía a la tarea de Evaluación de configuración impulsada por el negocio en SAP Roadmap Viewer.
• Visor de hoja de ruta de SAP→ Metodología SAP Activate para SAP S/4HANA Cloud Public Edition (entorno de 3 sistemas) → Fase de preparación → Tarea de evaluación de configuración impulsada por el negocio → Realizar la evaluación inicial del proceso de negocio para SAP S/4HANA Cloud → descargar la hoja de cálculo de Excel correspondiente para su área de línea de negocios.

Pasos para preparar la evaluación de configuración impulsada por el negocio (BDCQ) e identificar a los expertos en LoB del cliente:

1. Los expertos en configuración de LoB de socios descargan la hoja de cálculo de Excel BDCQ correspondiente para su LoB.
2. Filtra la columna Ref. de alcance para incluir únicamente los procesos de negocio que se han seleccionado en el DDA .
3. Filtra la columna Nivel para incluir solo preguntas L2 .
4. Busque cada proceso comercial dentro del alcance en SAP Signavio Process Navigator para determinar qué roles comerciales están más involucrados en las tareas completadas para cada proceso.
5. Haga una lista de los roles de negocio más involucrados en las tareas de cada proceso de negocio .
6. Comuníquese con el gerente de proyecto del cliente y solicite ayuda para identificar de 2 a 4 expertos en clientes que puedan "representar" los roles comerciales que ha identificado.
7. Organice reuniones (virtuales o en el sitio) con estos expertos y explíqueles lo que hay en la columna Definición del tema del BDCQ, luego pregunte qué hay en la columna Pregunta .
8. Ingrese las respuestas del cliente en la columna Respuesta del cliente .

Otro beneficio del BDCQ es ayudar a los expertos en configuración de LoB de los socios a entablar relaciones con los expertos en LoB de los clientes y presentarles SAP S/4HANA Cloud . Lo ideal sería que los mismos expertos en LoB de los clientes que proporcionan información al BDCQ de L2 sobre procesos empresariales específicos participaran en los talleres de adaptación a los estándares que cubren esos mismos procesos y, finalmente, completaran las pruebas de aceptación del usuario de los procesos configurados y personalizados antes de la puesta en marcha.

Si imagina que esto sucede en todas las líneas de negocio que se están implementando, terminará con un grupo de clientes que ya saben cómo usar SAP S/4HANA Cloud para completar los procesos de negocio relevantes para sus tareas laborales antes de la puesta en marcha. Luego, pueden ayudar a comunicar información a sus equipos sobre qué procesos de negocio son relevantes para sus responsabilidades laborales y dónde acceder a la documentación o tutoriales para un proceso (Process Navigator y el soporte en la aplicación). Esta es una parte sutil, pero importante de la comunicación general de gestión de cambios: la comunicación entre empleados sobre cómo usar el nuevo software.

Como experto en configuración de línea de negocio (LoB), su objetivo es hacer que cada taller de ajuste a la norma sea lo más realista posible en relación con lo que el cliente experimentaría realmente en un sistema SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Por este motivo, debe preparar el sistema de inicio creando "usuarios de prueba" para utilizarlos al demostrar los procedimientos de cada secuencia de comandos de prueba. Cada usuario de prueba solo debe tener dos roles de negocio asignados a su usuario:

1. Empleado
2. Rol comercial principal (por ejemplo, Gerente de proyectos - Servicios profesionales)

Considere nombrar a los usuarios de prueba de manera que se parezcan a su función empresarial principal para poder seguir el script de prueba de SAP Signavio Process Navigator lo más fielmente posible durante la demostración. Por ejemplo, mientras trabaja en el script de prueba, Gestión de proyectos de clientes , cuando las instrucciones indiquen que debe iniciar sesión como " Gerente de proyectos - Servicios profesionales ", inicie sesión con el usuario de prueba llamado " Gerente de proyectos (nombre) Servicios profesionales (apellido) ".

Durante la realización del taller, dirija la atención hacia el rol que se está demostrando y a qué experto(s) del cliente es relevante. Por ejemplo, Kerry, el "Gerente de proyectos - Servicios profesionales", es el que más se alinea con su rol, por lo que esto es lo que verá al iniciar sesión en el sistema SAP S/4HANA Cloud.

Otro motivo por el que creamos estos usuarios de prueba es para proporcionar la información de inicio de sesión de cada usuario de prueba a los clientes que participaron en el taller. Una vez finalizado el taller y visto uno o más procesos empresariales demostrados, les damos a los clientes la oportunidad de trabajar con el script de prueba por su cuenta en el sistema de inicio.

Esto es parte del proceso de enseñar a cada grupo de clientes cómo utilizar el sistema: primero ven un proceso demostrado, luego tienen la oportunidad de probarlo ellos mismos en el sistema inicial y, finalmente, participan en las pruebas de aceptación del usuario del sistema configurado y personalizado.

Los expertos en configuración de LoB de socios crean usuarios de prueba en el sistema de inicio SAP S/4HANA Cloud a través de la aplicación Manage Workforce . Si no tiene acceso a esta aplicación, solicite al contacto de TI del cliente que le asigne el rol empresarial de Administrador.

1. Seleccione el espacio Administración y elija la página Datos maestros de la fuerza laboral .
2. Seleccione la aplicación Administrar fuerza laboral .
3. Seleccione Importar → Trabajador .
4. Establezca el delimitador en coma (,) y elija Descargar plantillas .
5. Guarde la plantilla en su escritorio y abra el archivo CSV en Microsoft Excel .
6. Ingrese la siguiente información para cada usuario de prueba:
   • Identificación del trabajador
   • Nombre de usuario
   • Tipo de trabajador (BUP003)
   • Nombre (por ejemplo, Gerente de proyecto)
   • Apellido (p. ej. Servicios Profesionales)
   • Correo electrónico (su correo electrónico)
   • Idioma
   • Fecha de inicio (fecha de hoy en formato AAAAMMDD)
   • Fecha de finalización (99991231)
7. Guarde el archivo (manténgalo en formato CSV) e impórtelo a la aplicación Administrar fuerza de trabajo .
8. Utilice los usuarios de prueba recién creados y siga cada secuencia de comandos de prueba de principio a fin. Anote aproximadamente cuánto tiempo le lleva completar los procedimientos de prueba. Utilizará esta información al organizar los procesos comerciales en talleres.

Los talleres de análisis de ajuste al estándar requieren mucho tiempo, porque los expertos en configuración de LoB de los socios deben demostrar un script de prueba completo de principio a fin (omitir la sección de "pasos preliminares", solo los "procedimientos de prueba") y recopilar la siguiente información de los expertos de LoB de sus clientes:

• Valores de configuración para el proceso empresarial (validar respuestas BDCQ L2 existentes, recopilar respuestas L3)
• Rol empresarial y personalizaciones de espacio/página correspondientes
• Extensiones clave dentro de la aplicación para usuarios
• Formularios de salida/personalizaciones de correo electrónico (si corresponde)
• Personalizaciones de aplicaciones analíticas (si corresponde)
• Valores para la migración de datos o un contacto que podrá extraer datos relevantes de los sistemas heredados
• Requisitos de integración adicionales
• Impacto del cambio percibido (para compartir con el equipo de gestión de cambios)

Utilice la longitud del guión de prueba (número de páginas en la sección Procedimientos de prueba) como un indicador para estimar aproximadamente cuánto tiempo le llevará cubrir el proceso comercial con sus clientes. Por ejemplo, los procedimientos de prueba de Gestión de proyectos de clientes (J11) cubren aproximadamente 40 páginas. Esto contrasta marcadamente con el guión de prueba de Gestión de recursos para proyectos (6JO), que tiene solo 10 páginas. Llevará mucho más tiempo trabajar con J11 que con 6JO con un experto en clientes. Sería realista cubrir 1 o 2 procesos comerciales para un taller de medio día (4 horas) y 2 o 3 procesos comerciales para un taller de un día completo (puede definir sus propias estimaciones de tiempo, estos son solo ejemplos para comenzar).

También es conveniente mantener a los participantes del taller interesados ​​durante todo el taller, lo que implica apilar procesos en los que haya roles empresariales similares que completen la mayoría de las actividades. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo organizar los procesos empresariales en talleres:

1. Mire los diagramas de flujo de procesos para todos los procesos comerciales que necesita cubrir en sus talleres enNavegador de procesos SAP Signavioy escribir los roles de negocio involucrados en la mayoría de las tareas de cada proceso.
2. Agrupar procesos que tienen los mismos roles completando la mayoría de las tareas.
3. Verifique la cantidad de páginas en los procedimientos de prueba para los procesos que ha agrupado y consulte aproximadamente cuánto tiempo le llevó trabajar en cada script de prueba después de crear sus usuarios de prueba .
4. Utilice esta información para ajustar cada taller agregando o eliminando procesos para que se adapten a talleres de medio día o de día completo.

En general, recomendamos realizar primero los talleres sobre el plan de cuentas y la estructura organizativa ; los talleres sobre las líneas de negocio restantes pueden realizarse en paralelo, en cualquier secuencia. Si está en el lugar , haga un cronograma e identifique y reserve las salas de reuniones disponibles . Si está fuera del lugar , haga un cronograma y configure salas de reuniones virtuales . Es probable que este cronograma deba cambiar según la disponibilidad de sus expertos en atención al cliente. Por último, comuníquese con los expertos en línea de negocio del cliente con los que trabajó para obtener las respuestas del cuestionario de configuración impulsada por el negocio e invítelos a los talleres pertinentes . Debe haber un mínimo de 2 personas que representen cada función comercial cubierta en un taller, y no más de 4, porque esto puede hacer que las discusiones se desvíen del tema con "demasiados cocineros en la cocina". Ajuste su cronograma original y las salas de reuniones en el lugar o virtuales según sea necesario.